Réunion, colloque, symposium, forum, congrès, soirée de gala, exposition, conférence, débat, table ronde ou encore rencontre, autant de forme différente que peut prendre un séminaire. Si chacune d’entre elles à des spécificités particulières, il n’en reste pas moins que son organisation s’apparente à la conduite de projet. Désigné comme tel, il vous faut procéder par ordre et surtout faire preuve d’organisation. C’est d’ailleurs la clé de la réussite pour que l’événement soit de qualité. Alors, pour y parvenir suivez le guide et checkez toutes les étapes clés.
Étape 1 : identifiez les objectifs
Il est important de clarifier la demande afin d’identifier la problématique, les besoins en vue d’y répondre avec succès. Et, pour cela, il est important de connaître l’objectif prioritaire. S’agit-il de recueillir des informations ? De travailler sur un concept ? Ou encore de proposer des changements par exemple ? Autant de possibilités qui permettent de connaître les attentes et de vous faciliter par la suite la prise de décision.
N’oubliez pas également de questionner le commanditaire sur ses attentes afin que la demande soit la plus exhaustive possible, mais aussi de définir avec soin la cible. Le fait que vous placiez en perspective le public auquel vous vous adressez – clients, collaborateurs, partenaires, par exemple – et des liens hiérarchiques et fonctionnels qui peuvent les unir vous permettra d’organiser au mieux l’animation.
Autant de détails qui vous guideront dans l’organisation et vous éviteront de faire fausse route. Cette étape est certes fastidieuse, mais au final, elle vous permettra d’optimiser votre temps.
Étape 2 : définissez le budget, le site
Sans budget, il vous est difficile de mener à bien l’événement. La mise en place d’un séminaire à un coût et le connaître vous permettra d’être cohérent avec l’envergure que souhaite donner votre commanditaire à l’événement. Il est entendu qu’en cas d’imprévus, mieux vaut le redéfinir avec ce dernier avant toute prise de décision. Faites-vous également préciser s’il souhaite que cela se déroule sur une journée, le temps d’un week-end voire une semaine.
Déterminez ensuite l’ambiance désirée – conviviale, neutre, festive, protocolaire par exemple – donnée à l’événement. Ensuite, en fonction et selon le nombre de personnes conviées, vous serez à même de trouver le lieu adéquat. Le palais des congrès est en règle générale, un site parfait pour cela. Idéalement localisé, accessible, sécurisé, aux normes, le site propose différentes salles – toutes aussi confortables les unes que les autres – où seule la capacité d’accueil diffère pour s’adapter aux besoins. En outre, le bâtiment assure une excellente visibilité par le biais d’une signalétique extérieure et d’un balisage intérieur personnalisable. Bref, opter pour cette option évitera bien des surprises.
Pour la réservation, évitez les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, les ponts, mais également les événements sportifs. Ces périodes qui ponctuent l’année ne sont pas toujours propices pour mener à bien un séminaire.
Étape 3 : choisissez le thème et l’ambiance
Pour que le séminaire attire les foules, mieux vaut le rendre attractif dès le début. Rien de tel qu’un intitulé accrocheur pour cela. Misez donc sur un slogan et un visuel qui marquent les esprits et attisent la curiosité. Occupez ensuite de la décoration, de la restauration, mais aussi attardez-vous sur les animations qui ponctueront le séminaire. Pensez également aux goodies incontournables dans la stratégie marketing. Autant de points à vérifier pour que ce dernier ait un certain cachet.
Étape 4 : ne passez pas à côté de la communication
Rien de tel que de tenir un rétroplanning pour suivre pas à pas l’organisation de votre séminaire. Sur le long, moyen, court terme, mais aussi le jour J, cela vous permettra d’avoir une vision globale et de ne rien oublier. Élaborez un plan de communication précis et détaillé pour que l’équipe de projet, mais aussi les participants puissent être impliqués et puissent suivre le séminaire. N’oubliez pas d’envoyer les invitations, de relancer au besoin, de vérifier toute la logistique – éclairage, préparation de la salle, décoration par exemple – de créer un blog sur l’événement et de communiquer sur ce dernier, de veiller à la distribution des dossiers, à l’accueil des participants notamment. Et quoi qu’il arrive, soyez alerte le jour J pour rebondir en cas de besoin. Sans oublier, après le séminaire, de diffuser un compte-rendu, d'évaluer la prestation et de remercier les participants.
